Dossier administratif du fonctionnaire

Temps de lecture 16 min. | Mise à jour le 9 mars 2026.

TEXTES LEGAUX

• Loi 78-17 du 6.01.1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés(lien externe)
• Code relation public et administration(lien externe)
• Code général de la fonction publique
• Loi 2002-303 du 4.03.2002 relative aux droits des malades et à la qualité du système de santé
• [Décret 2005-1309 pris pour l’application de la loi 78-17-https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000241445]
• Arrêté du 21 décembre 2012 relatif à la composition du dossier individuel des agents publics géré sur support électronique(lien externe)
• Décret n°2005-1755 du 30 décembre 2005 relatif à la liberté d’accès aux documents administratifs(lien externe)

• Circulaire FP/1430 du 5.10.1981 portant application aux agents de l’Etat des dispositions de la loi 78-753
• Circulaire FP/3 n°1821 du 20 octobre 1993 relative aux instructions pour le versement, le tri et la conservation des dossiers de personnel
• Circulaire AD 95-1 du 27 janvier 1995

INTRODUCTION

Le dossier administratif d’un agent de la Fonction Publique est un document obligatoire que le service RH se doit de tenir à jour.
Le dossier est conservé par le service du personnel pendant toute la carrière de l’agent. Il n’est pas propre à l’administration, mais au fonctionnaire qu’il suivra dans ses différents postes tout au long de sa carrière.
Ce dossier constitue un document de référence très important et c’est la seule source d’information des agents fonctionnaires.
Toutes les catégories d’agents, titulaires, contractuels, auxiliaires, vacataires, quelle que soit leur nationalité, bénéficient de ces dispositions.
A défaut de dispositions prévoyant la transmission entre employeurs publics pour les agents non titulaires, un nouveau dossier sera créé dans chaque administration où ils seront recrutés.
Le dossier individuel est à la fois un moyen de protection de l’agent, notamment en cas de procédure disciplinaire et à la fois un outil de gestion, compte tenu des informations administratives qu’il contient.

COMPOSITION

Le dossier du fonctionnaire doit comporter toutes les pièces intéressant la situation administrative de l’intéressé, enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité.
Les pièces sont enregistrées chronologiquement, par ordre d’arrivée.
Il ne peut être fait état dans le dossier d’un fonctionnaire, de même que dans tout document administratif, des opinions ou des activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques de l’intéressé.
Tout fonctionnaire a accès à son dossier individuel dans les conditions définies par la loi.
L’arrêté du 21 décembre 2012 indique que le dossier du fonctionnaire peut être géré sur support électronique .

a) Documents à caractère permanent

• les documents liés à l’état civil du fonctionnaire (carte nationale d’identité ou livret de famille ou extrait d’acte de naissance),
• un bulletin n° 2 extrait du casier judiciaire. Ce document est délivré uniquement à l’administration qui procède au recrutement,
• une pièce faisant ressortir la position régulière au regard du Code du Service National,
• un certificat médical délivré par un médecin généraliste agréé constatant que le candidat n’est atteint d’aucune maladie ou infirmité ou que les maladies ou infirmités constatées et qui doivent être énumérées ne sont pas incompatibles avec l’exercice des fonctions postulées.
• les diplômes, la justification de la réussite à un concours de recrutement ou à l’examen professionnel
• toutes les pièces intéressant la carrière du fonctionnaire ou les périodes d’emploi de l’agent non titulaire : les arrêtés de nomination ou contrats de travail, de titularisation et de reclassement, les décisions d’affectation, la notation et les appréciations afférentes, les arrêtés d’avancement (échelon, grade) et de promotion interne, les arrêtés se rapportant à des positions administratives (temps partiel, congé parental, mise en disponibilité, détachement...) et lettres de demande relatives à ces situations, arrêté de cessation de fonctions, les arrêtés infligeant une sanction disciplinaire (en dehors des sanctions amnistiées).

CAA de Nantes, 25 mars 2010, N° 09NT01202 : la cour d’appel précise que les pièces relatives à une précédente procédure disciplinaire engagée à l’encontre d’un fonctionnaire et n’ayant pas abouti peuvent figurer au dossier de l’intéressé sans entacher d’irrégularité une nouvelle procédure disciplinaire.

• les pièces relatives à la gestion administrative de l’agent : les documents se rapportant à la retraite et au régime de sécurité sociale, les arrêtés accordant des congés de maladie, maternité, accident de service et les pièces justificatives, les actes liés à la formation professionnelle (attestations de stage)
• Le dossier administratif comporte aussi un dossier paye qui renferme essentiellement le double de la fiche de paie adressée à l’agent et des pièces justificatives en vue d’un remboursement (frais de déplacement, prestations d’action sociale...).

b) Les documents à caractère temporaire :

• les demandes de congé annuel et d’autorisation d’absence,
• les changements d’adresse,
• les certificats de scolarité des enfants,
• les pièces à caractère financier intéressant le calcul de la rémunération (états d’heures supplémentaires par exemple).
  Cette liste n’est pas limitative.
  Ils peuvent être classés par séries annuelles et faire l’objet soit d’un archivage soit d’une élimination en fin d’année, aucune obligation réglementaire de conservation n’étant imposée aux services, dès lors qu’ils n’offrent plus aucun intérêt pour la situation administrative de l’agent et surchargent inutilement les dossiers.

c) Le dossier médical :
Il devra être subdivisé en deux parties :

• l’une relative aux pièces fournies par l’intéressé lui-même qui pourront lui être communiquées directement ;
• l’autre contenant les résultats d’expertises, examen, diagnostics, établis par le médecin chargé du service médical ou transmis à la suite de la consultation de ses confrères et constituant un sous-dossier qui pourra demeurer sous la garde du médecin de l’administration lorsque c’est possible, ou faire l’objet d’un classement
  à part.

d) Elements interdits
Il ne peut être fait état dans le dossier d’un fonctionnaire des opinions ou des activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques de l’intéressé .
Toutefois, des lors que c est l’agent qui les porte ces éléments à la connaissance de l’administration , ces dernières peuvent figurer dans le dossier.

LE DROIT A COMMUNICATION DU DOSSIER

Tout agent bénéficie du droit à consultation de son dossier individuel. Ce droit est une garantie législative . Aussi, dans certains cas, l’administration doit également informer l’agent de son droit à la communication de son dossier.

Le droit à communication du dossier connaît des limites en cas de procédures pour abandon de poste ou de demandes abusives .

1 - LES BENEFICIAIRES
Le droit à la communication du dossier est une garantie législative qui concerne tous les agents publics (titulaire, stagiaire, non titulaire) quelle que soit la fonction publique à laquelle ils appartiennent, le statut dont ils relèvent, leur grade et leur niveau hiérarchique.

2 - LE DROIT A COMMUNICATION DU DOSSIER INDIVIDUEL EST UNE GARANTIE LEGISLATIVE PRECISEE PAR LE JUGE ADMINISTRATIF

2.1 - Le droit permanent d’accès de l’agent à son dossier
L’accès aux documents administratifs, et donc au dossier individuel, est organisé par la loi.
Le droit à la communication connaît un certain nombre de limites puisqu’il ne s’applique qu’à des documents achevés. Il ne concerne pas les documents préparatoires à une décision administrative en cours d’élaboration. Ainsi, n’est pas communicable un document médical élaboré dans le cadre d’une enquête administrative ou d’une expertise, tant que la décision correspondante n’est pas intervenue.(QE 41190 du 26.10.2004)

2.2 - Les mesures prises en considération de la personne
Le principe de communication du dossier avant toute mesure prise en considération de la personne a été posé par l’article 65 de la loi du 22 avril 1905(lien externe) portant fixation du budget des dépenses et des recettes de l’exercice 1905.

Ces mesures sont des décisions qui affectent négativement la carrière de l’agent. Parmi lesquelles :
• Le licenciement pour inaptitude physique
◦ CE 54263 du 26.10.1984 / Centre hospitalier général de Firminy c/Mme Chapuis
La radiation des cadres pour inaptitude physique est irrégulière si l’intéressé n’a pas reçu communication de son dossier et si la commission de réforme n’a pas été consultée à la suite de l’intervention du comité médical.(CAA Lyon 00LY01716 du 4.12.2000 / Mme Taillandier)

• Le licenciement pour insuffisance professionnelle

• Ainsi que le non-renouvellement d’un contrat lorsqu’il est justifié par l’insuffisance professionnelle de l’agent.(CAA Bordeaux 97BX02311 du 26.06.2001 / Mme Randera-CE 154693 du 14.03.1997 - Mlle Lepré)

• Une mutation dans l’intérêt du service comportant changement de résidence ou modification de la situation de l’intéressé.( CE du 17.12.1954 / Allègre- CE 234270 du 30.12.2003 / Ministère de l’Education nationale c/Mme Tiraspolsky)
• La diminution des attributions d’un agent placé en service à mi-temps thérapeutique.( CE 81697 du 11.03.1991 / M. Rivellini)

• Le retrait des fonctions de directeur des interventions sanitaires et sociales à un médecin territorial hors classe motivé par la perte de confiance, constitue une mesure prise en considération de la personne et doit être précédé de la communication de son dossier. ( CAA Marseille 00MA00599-00MA00686 du 18.06.2002 / Département de la Haute-Corse)

• La décision de placer un agent en congé de longue durée d’office exige que l’intéressé soit mis à même de contester en temps voulu les conclusions du médecin agréé. ( ◦ CE 125546 du 4.01.1995 / Ministre de l’Intérieur c/M. Joly)

• Le retrait d’agrément d’un policier municipal ne peut intervenir que s’il a été mis en mesure de consulter son dossier pour présenter utilement ses observations. (CAA Paris 980644 du 10.07.2002 / M. Marion)

• La fin de détachement sur un emploi fonctionnel (article 53 de la loi 84-53), dans la mesure où il s’agit d’une décision prise en considération de la personne, doit être précédée de la communication du dossier. (CE 257032 du 10.11.2004 / M. Noddings)

En revanche, n’ont pas à être précédées de la communication du dossier, les décisions suivantes :
• La décision par laquelle l’administration refuse de titulariser un agent en fin de stage n’a pas à être motivée et l’intéressé n’a pas à être mis à même de consulter son dossier.(CAA Paris 99PA02307 du 22.01.2004 / Mme Léonard c/Ministère des affaires étrangères)
Le stagiaire se trouve dans une situation probatoire et provisoire. Ainsi, même lorsque le refus de titularisation est fondé sur la manière de servir et est pris en considération de la personne, l’agent n’est pas en droit de faire valoir ses observations, ni d’être informé de son droit à prendre communication de son dossier.
• Une mesure de suspension n’a pas le caractère de sanction disciplinaire, il s’agit d’une mesure conservatoire, préparatoire à une décision. A ce titre, elle n’a pas à être précédée de la communication du dossier de l’agent.( CE 87033, 87456 du 22.09.1993 / M. Sergene)
• Le non-renouvellement du détachement, dans la mesure où il ne s’agit pas d’une mesure disciplinaire prise pour des raisons étrangères à l’intérêt du service ou des motifs disciplinaires, n’a pas à être précédé de la communication du dossier, ni à être motivé. (CAA Bordeaux 98BX00926 du 20.12.2001 / M. Garbar)
• Une décision portant nouvelle affectation d’un agent, mais ne modifiant pas sa situation administrative et ne diminuant pas ses responsabilités.(CE 215340 du 3.10.2001 / M. Blain)

2.3 - La communication lors de la procédure disciplinaire
L’agent à l’encontre duquel une procédure disciplinaire est engagée a droit à la communication de l’intégralité de son dossier individuel et de tous les documents annexes.
L’administration informe par écrit l’agent de la procédure disciplinaire engagée contre lui, lui précise les faits reprochés et lui indique qu’il a le droit d’obtenir communication intégrale de son dossier individuel.

Ce droit permet la mise en œuvre d’une procédure contradictoire par laquelle l’agent pourra faire valoir ses observations.

2.4 - L’accès au dossier médical
Jusqu’en mars 2002, les agents ne pouvaient accéder aux informations médicales contenues dans leur dossier que par l’intermédiaire d’un médecin qu’ils désignaient. Par contre, les éléments administratifs (rapports d’expertise médicale, arrêté de placement en congé de longue maladie..) étaient directement accessibles.
La loi n°2002-303 du 4 mars 2002 relative aux droits des malades et à la qualité du système de santé a modifié le code de la santé publique et consacre le droit à l’information du malade. Est posé le principe selon lequel toute personne a le droit d’être informée sur son état de santé (sauf cas d’urgence, d’impossibilité d’informer ou de refus du malade d’être informé) et accéder à son dossier médical. art L.1111-2 et L. 1111-7 du Code de la santé publique(lien externe)
Le dossier médical comprend les informations formalisées qui ont contribué à l’élaboration et au suivi du diagnostic et du traitement ou d’une action de prévention ou ont fait l’objet d’échanges écrits entre professionnels de santé.
Toute personne peut consulter directement ou par l’intermédiaire d’un médecin qu’elle désigne son dossier médical au plus tôt quarante huit heures après sa demande et au plus tard huit jours après celle-ci. Ce délai est porté à deux mois lorsque les informations datent de plus de cinq ans. La présence d’une tierce personne peut être recommandée par le médecin lorsque la connaissance de certains éléments du dossier médical ferait courir des risques à l’intéressé.

3 - CAS DANS LESQUELS LA COMMUNICATION DU DOSSIER EST LIMITEE

L’agent est en situation d’abandon de poste lorsqu’il s’absente de manière injustifiée et totale de son travail, ne remplit plus ses obligations de servir alors qu’il a été valablement mis en demeure de reprendre son service sous peine d’être radié des cadres.
Il s’agit d’une faute grave dont la sanction sera la radiation des cadres pour abandon de poste. Le juge administratif considère que l’agent en situation d’abandon de poste, se met de lui-même hors du champ du statut et en conséquence de ses garanties statutaires.
Ainsi la radiation des cadres pour abandon de poste est prise par l’autorité administrative sans qu’il soit besoin de respecter les droits de la défense (communication du dossier, principe du contradictoire, etc) : l’administration ne fait que tirer la conséquence de la volonté de l’agent de rompre son lien de travail.

4 - CONDITIONS RELATIVES A LA PROCEDURE DE CONSULTATION PAR L’AGENT

4.1 - La demande de l’agent
L’agent doit formuler une demande auprès de son administration.
Cette demande concerne également les agents informés de leur droit à communication du dossier avant que ne soit prise une mesure en considération de la personne.
Les textes ne précisent pas la forme que doit prendre cette demande. Elle pourra donc être écrite ou orale. Cependant, la circulaire de la Direction Générale de l’Administration n° 1430 du 5 octobre 1981 préconise une demande écrite. Par ailleurs afin de prouver la consultation, il semble préférable de faire émarger et dater l’agent lors de la consultation.
S’agissant d’un droit, cette demande n’a pas à être motivée.

4.2 - La communication doit être intégrale

4.3 - La communication doit être personnelle et confidentielle
Seul l’agent ou son représentant muni d’une procuration peut avoir accès au dossier individuel.
Un représentant syndical muni d’un mandat de l’agent peut avoir accès au dossier de ce dernier. La procuration dont il doit être muni prend la forme d’un document écrit explicite qui sera présenté à l’administration détentrice du dossier. Ce mandat est personnel, ponctuel et ne concerne qu’un document précis.
Il revient à l’administration de s’assurer de la validité de la procuration ainsi que de l’identité de la personne se présentant comme le mandataire de l’agent.

4.4 - L’agent peut se faire accompagner d’une personne de son choix
En-dehors de la communication prévue en cas de décision faisant grief, aucun texte ne prévoit que l’agent peut se faire accompagner d’une personne de son choix. Cependant, l’agent peut choisir de se faire accompagner d’un avocat.
D’ailleurs, en cas de mesures prises en considération de la personne ou en cas de mesure disciplinaire, l’administration, en même temps que son droit à communication du dossier, doit rappeler à l’agent son droit de se faire assister par une ou plusieurs personnes de son choix.

4.5 - La communication doit avoir lieu dans les locaux de l’administration
La communication doit avoir lieu dans les locaux où le dossier est conservé, à savoir, le service du personnel.
L’administration ne peut inviter l’agent à venir prendre connaissance de son dossier dans le cabinet d’un avocat.
L’agent qui se trouve dans l’impossibilité de se déplacer peut demander l’envoi de copies des pièces qui l’intéressent à condition de les désigner nominativement.

4.6 - La consultation du dossier est gratuite

4.7- L’agent peut obtenir une copie du dossier administratif, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document
• Toutes les pièces du dossier peuvent être photocopiées à l’exception du bulletin n° 2 du casier judiciaire obtenu par l’administration et détenu dans le dossier individuel qui ne peut, en aucun cas, faire l’objet d’une reproduction, ce document étant délivré aux administrations publiques et non aux intéressés, en application de l’article 776 du code de procédure pénale.

Les copies de documents sur d’autres supports font l’objet d’une tarification déterminée par l’autorité administrative qui délivre ces copies. Pour le calcul de ces frais, sont pris en compte, à l’exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l’envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d’amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que coût d’affranchissement selon les modalités d’envoi postal choisies par le demandeur.

4.8 - La communication doit être utile
Le respect de cette condition suppose que l’agent ait toutes ses facultés physiques ou/et mentales pour prendre connaissance utilement de son dossier. Ainsi, par exemple, la présence d’un tiers sera justifiée si l’agent à des difficultés pour lire ou écrire.

De même, l’utilité de la consultation dépend du délai accordé à l’agent pour consulter son dossier. Bien qu’aucun délai ne soit prévu par les textes, le juge administratif impose « un délai suffisant » qui variera selon la nature et la complexité de l’affaire ou selon la distance que devra parcourir l’agent pour venir prendre connaissance de son dossier.

5. LES CAS DE COMMUNICATION AUX TIERS

5.1 - Le principe
Le dossier individuel, comme tout document nominatif, n’est pas communicable. Toutefois la seule présence d’éléments nominatifs dans un document n’a pas pour effet de les exclure systématiquement de la communication aux tiers.
« La communication d’un document administratif est réservée au seul intéressé, à l’exclusion des tiers, dans trois cas :
• lorsque la communication risque de porter atteinte au secret de la vie privée et des dossiers personnels, au secret médical et au secret en matière commerciale et industrielle,
• lorsque le document porte une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable,
• lorsque le document fait apparaître le comportement d’une personne, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice. »

5.2 - Dérogations au principe
Dans certains cas, la communication aux tiers, d’éléments tirés du dossier individuel est possible, dérogeant au principe énoncé ci-dessus. Ces cas de communication aux tiers sont alors limités. Ils concernent notamment :

• Les époux : le respect du secret de la vie privée s’impose à l’administration détentrice du dossier. Seuls les documents cosignés par les époux leur sont intégralement communicables.
• La commission d’accès aux documents administratifs (CADA) a précisé que la loi n° 78-753 ne fait pas obstacle à l’application de dispositions législatives expresses qui imposent dans certaines conditions, la communication d’informations couvertes par le secret de la vie privée ou un autre secret protégé par la loi.
Sont notamment habilités à obtenir communication d’informations :
• les magistrats dans l’exercice de leur mission,
• la police nationale et la gendarmerie sur commissions rogatoires,
◦ Code de procédure pénale - art.81
• les services fiscaux,
◦ Livre des procédures fiscales - art.L. 83
• les huissiers uniquement lors du recouvrement de pensions alimentaires,
◦ Loi 73-5 du 2.01.1973 - art. 7
• les organismes débiteurs de prestations familiales,
◦ Code de la sécurité sociale - art. L 583-3

En revanche :
• Les autorités citées ci-dessus, ainsi que les sociétés de crédit, agences immobilières, etc, en dehors des cas et conditions prévus par la loi, n’ont aucun droit à la communication d’informations détenues dans le dossier individuel des agents (adresse, rémunération, situation de famille…). Une telle divulgation sans accord de l’agent concerné constituerait une atteinte à la vie privée.

5.3 - Les documents demeurant interdits de communication aux tiers
Certains documents restent couverts par le secret de la vie privée. Ainsi, ne sont jamais communicables les éléments suivants :
• le montant des primes versées dans la mesure où elles sont liées à la manière de servir,
• le détail exact des salaires, qui pourrait faire apparaître les primes liées à la manière de servir,
• la fiche de rémunération qui comporte des indications sur la situation de famille de l’agent,
• la notation et l’appréciation de la manière de servir,
• les notes obtenues à un concours,
• les dates de congé (annuels, maternité, parental, ...), les horaires de travail,
• la date de naissance, la situation de famille,
• l’adresse personnelle, le numéro de téléphone.
◦ CADA du 13.01.1983 / Commune de Saumur
Cependant, un tableau comportant la liste rendue anonyme par grade et service, et faisant apparaître l’intégralité des éléments de la rémunération de chaque agent (traitement indiciaire annuel, NBI, prime, avantages en nature, etc) est communicable.
• CADA - Conseil 20000714 du 17.02.2000 / Président du conseil général des Pyrénées-Atlantiques